Allgemeines
Ein wichtiges Argument für die Übertragung administrativer Dienstleistungen an die KNO VA ist die optimale Abstimmung zwischen den Funktionsbereichen Kundenservice und Debitorenbuchhaltung.
Schon die räumliche Nähe der beiden Abteilungen ermöglicht ständige Kommunikation der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. So können wir alle Fragen in den Bereichen Kundenservice und Reklamationsbearbeitung schnell und unkompliziert klären.
Die KNO VA führt die Debitorenbuchhaltung mittels SAPR/3 durch.

• Tagesaktuelle Verbuchung von Rechnungen und Gutschriften.
• Tägliche Verbuchung der auf Bankkonten bzw. per Scheck eingehenden Gelder. Zeitgleich mit der Verbuchung erfolgt die entsprechende Kontenpflege, d. h. die kontokorrentmäßige Auszifferung sich ausgleichender Posten bzw. die Nachbearbeitung von auftretenden Differenzen.
• Mahnung der fälligen Posten im wöchentlichen Rhythmus nach verlagsindividuellen Mahnverfahren.
• Durchführung von Bankeinzügen.
• Durchführung der BAG-Einzüge und Verbuchung der BAG-Abrechnungen.
• Anlage und Pflege der Debitorenkontenstammsätze, wobei die Börsenvereins-Verkehrsnummern als Konto-Nummern dienen. Für andere Wiederverkäufer, auch für Auslandskunden, werden Stammsätze durch die Verlagsauslieferung angelegt und gepflegt.
  

Zahlwege
Um den möglichst pünktlichen Geldeingang beim Verlag zu unterstützen, bietet die Verlagsauslieferung elektronische Zahlwege an:

• BAG (Buchhändlerische Abrechnungs-Gesellschaft): Zwei Mal monatlich meldet die KNO VA die zum Einzug vorgesehenen Posten an die BAG. Wir kontrollieren die daraus resultierenden BAG-Abrechnungen, überwachen den Geldeingang und nehmen die entsprechenden Debitoren-Buchungen vor.
  
• Bankeinzug: Die KNO VA pflegt die Bankdaten. In regelmäßigen Abständen übermitteln wir alle Bankeinzugsrechnungen elektronisch an die Bank des Verlages.
  
• Kreditkartenzahlung: Für die Bezahlung mit Kreditkarte hat die KNO VA ein eigenes Modell entwickelt. Bestellt ein Kunde unter Angabe seiner Kreditkartennummer und Prüfziffer, so wird dies mit dem entsprechenden Auftrag erfasst. Am Ende des Geschäftstages wird mit dem Fakturlauf eine Datei mit den Daten aller Bestellungen mit „Zahlweg Kreditkarte“ erstellt. Im Zusammenspiel mit hierfür spezialisierten Dienstleistern werden die Daten dann innerhalb weniger Minuten verprobt. Wird eine Kreditkarte nicht akzeptiert, so erhalten wir eine Rückmeldung, die bei der KNO VA die Stornierung der Rechnung und eine automatische Benachrichtigung des Kunden auslöst. In einem solchen Fall erfolgt keine Auslieferung der Ware. Dieser automatisierte Ablauf gewährleistet Zahlungssicherheit, kostengünstige Abwicklung und Auslieferung ohne Zeitverlust.
  
• Mahnwesen
  Die KNO VA mahnt alle Rechnungen an, die nicht innerhalb des vereinbarten Zahlungszieles ausgeglichen werden. Hierbei kann sich der Verlag zwischen 14-tägigem, 3- oder 4-wöchentlichem Rhythmus entscheiden. Auch die Mahnhäufigkeit ist variabel.
  Zudem veranlassen wir die Sperre säumiger Kunden nach Maßgabe des Verlags. Der Verlag wird über Änderungen des Kontostandes durch Zahlung/Gutschrift informiert und entscheidet über Aufhebung oder Fortbestand der Liefersperre.
  
• Inkassoabwicklung
  Nach erfolglosem Mahnen übernimmt die KNO VA auf Wunsch und Anweisung des Verlags die Meldung offener Posten an die VIK (Verleger-Inkasso-Stelle).
  
• Auswertungen/Buchungsunterlagen
  Der Verlag erhält monatlich eine Zusammenstellung der Sachkonten-Umsätze zur Übernahme der Sachkontenbewegungen im Zusammenhang mit der Führung der Debitoren in seine Finanzbuchhaltung.
  Zudem erhält der Verlag eine Debitoren-Salden-Liste nach Kundennummern. Diese zeigt je Kunde die Gesamtforderung, untergliedert in einen nichtfälligen Teil sowie in vier Veralterungs-Stufen. Außerdem ist diese Liste gegliedert in Inlandskunden, EU-Kunden und Drittlands-Kunden.
  Als Dispositionshilfe für seine Finanzplanung erhält der Verlag eine Liste „Vorausschauende Fälligkeiten“.